Vereinfachte Fassung · Testentscheidung
Neue Kundenordner in Google Drive

Ein Kunde. Eine klare Ablage

Ein Ort für Kundenwissen, sechs Fachbereiche und ein Eingang für neue Dateien.

Die ganze Idee:
Erst Bereich wählen. Dann Ergebnis ablegen.

musterkunde/
├── README.md
├── 00_Kunde/
├── 10_Search/
├── 20_Content/
├── 30_Digital-PR/
├── 40_UX/
├── 50_Data/
├── 60_Paid/
└── 99_Eingang/
Das Problem

Heute braucht man Vorwissen, um etwas zu finden.

Bei drei geprüften Kunden lagen 1.343 Dateien in 217 Ordnern. Die Menge ist nicht das Problem. Die uneinheitliche Logik ist es.

  1. Unklare Namen

    „Positioning“ enthält Search, „Grafik“ enthält Teile einer PR-Kampagne. Der Ordnername sagt oft nicht, was wirklich darin liegt.

  2. Getrennte Ablagen

    Paid und Data liegen außerhalb der Kundenordner. Dadurch sieht niemand die vollständige Arbeit am Kunden an einem Ort.

  3. Zu viele Regeln

    Alte und neue Dateinamen, Kürzel, Versionen und Tippfehler stehen nebeneinander. Jede Suche wird zur Detektivarbeit.

Die Lösung

Jeder Kunde bekommt dieselbe Grundstruktur.

Der Kundenordner steht für das Unternehmen – ohne Domain-Endung. Also zum Beispiel musterkunde/ statt musterkunde.de/ oder musterkunde.at/. Darunter ist die Struktur immer gleich.

Wo diese Struktur liegt

Google Drive ist in fünf Cluster geteilt. Die Kundenordner liegen in Client Success. Diese Seite beschreibt ausschließlich diesen Cluster — die vier anderen bleiben davon unberührt.

Eine Ausnahme: Verträge, Angebote, Auftragsbestätigungen und NDAs kommen nicht in den Kundenordner. Dafür bleibt der bestehende eigene Verträgeordner, und der liegt in Growth — der Kundenordner ist breit freigegeben, Verträge dürfen das nicht sein.

Evergreen Media/
├── People & Operations/
├── Client Success/   ← diese Seite
│   ├── musterkunde/
│   └── …
├── Domain Excellence/
├── AI/
└── Growth/

Ein Unternehmen, ein Kundenordner

Auch mehrere Domains wie musterkunde.de und musterkunde.at bleiben gemeinsam in einem Ordner. Die Domains stehen im Kundensteckbrief.

Fachlich statt organisatorisch

Eine Keyword-Recherche liegt bei Search. Ein Ratgeber liegt bei Content. Eine Persona gilt für den ganzen Kunden.

Ein Ort pro Datei

Grafiken, Briefings und Pitches einer Kampagne bleiben zusammen. Parallele Ablagen fallen weg.

Kundensteckbrief und zentrale Regeln

README.md zeigt die Kundendaten aus Productive. Die erlaubten Ordner werden einmal zentral gepflegt.

Im Alltag

Drei Schritte. Mehr muss niemand lernen.

  1. Bereich wählen

    Wozu gehört die Datei: Kunde, Search, Content, Digital PR, UX, Data oder Paid?

  2. Ergebnisart wählen

    Den vorhandenen, freigegebenen Unterordner verwenden. Keine eigenen Varianten erfinden.

  3. Datei verständlich benennen

    Datum zuerst, danach Klartext. Kebab-Case ist gut lesbar, aber kein Zwang. Kunde, Fachbereich und Kürzel müssen nicht wiederholt werden.

    2026-07-28-netzentgelte.docx
So bleibt die Ordnung erhalten

Drei Situationen. Drei klare Abläufe.

Niemand muss neue Ordner erfinden, den Kundenaufbau von Hand pflegen oder selbst über alte Versionen entscheiden.

Eine neue Datei ist unklar

Nicht raten und keinen neuen Ordner anlegen. Ausnahmen sind nur der Kampagnenordner und _archiv/.

  1. 99_Eingang/
  2. Client Lead prüft
  3. Domain Owner entscheidet nur bei einer echten Lücke
Mitarbeiter
Nutzt einen vorhandenen Ordner oder legt die neue Datei in den Eingang.
Client Lead
Prüft den internen Eingang an jedem Arbeitstag und löst eindeutige Fälle.
Domain Owner
Entscheidet innerhalb von zwei Arbeitstagen, wenn wirklich eine fachliche Kategorie fehlt.
Katalogpflege
Ergänzt einen freigegebenen neuen Ordner im zentralen Katalog.

99_Eingang/ ist die sichtbare Arbeitsliste für neue unklare Dateien und offene Fälle aus der Migration. Später schlägt das LLM den Zielordner vor und verschiebt nur bei hoher Sicherheit automatisch.

Ein Kunde startet

Jeder neue Kunde bekommt denselben Aufbau.

  1. Kunde in Productive
  2. Vorlagenordner duplizieren
  3. Auf Kundennamen umbenennen
  4. Vollständige Struktur in Drive
Vorlage in Drive
Die Struktur liegt als Vorlagenordner im Drive. Der Client Lead dupliziert ihn und benennt die Kopie auf den Kundennamen um.
Grundstruktur
00_Kunde/, die sechs Fachbereiche und 99_Eingang/ entstehen bei jedem Kunden.
README.md
Kundenname, Domains, Client Lead, Productive-Link und aktive Services werden aus Productive synchronisiert. Keine Passwörter.
Zentraler Katalog
Erlaubte Unterordner, Beispiele und Domain Owner werden einmal zentral gepflegt – nicht als Kopie im Kundenordner.
Unterordner
Das vollständige freigegebene Template wird für jeden Kunden angelegt. Aktive Services kommen verbindlich aus Productive.
Kampagnenordner — die Ausnahme
Neben _archiv/ der einzige Ordner, den jemand selbst anlegen darf: JJJJ-kurzer-kampagnenname/, zum Beispiel 2026-sleepmaxxing-projekt-schlaf/. Er liegt bei Digital-PR in projektmanagement/, bei Paid in kampagnen/. Arbeiten mehrere Fachbereiche an derselben Kampagne, heißt der Ordner überall gleich. Er erfindet keine neue Ergebnisart, sondern nummeriert eine bekannte durch — deshalb braucht er keine Freigabe.

Das Jahr ist das Startjahr. Kundenname, Domain, Abteilung und Statuswörter wie „final“ werden nicht wiederholt. Läuft die Kampagne über den Jahreswechsel, behält sie ihren Ordner.

Dateien werden alt

Das Migrations-Backup und das laufende Archiv sind zwei verschiedene Dinge.

  1. Manuelles Backup
  2. Eindeutige Dateien übernehmen
  3. Abnahme durch Client Lead und Domain Owner
Vor der Migration
Ein vollständiges, datiertes Backup liegt schreibgeschützt außerhalb der neuen Kundenstruktur. Es gibt kein _alt/.
Unklare alte Datei
Bleibt im gesicherten Altbestand und wird zusätzlich nach 99_Eingang/ kopiert. Eine separate Migrationsliste gibt es nicht.
Gleiche Datei
Wir nutzen die Versionshistorie von Google Drive.
Separate alte Datei
Wenn eine neue Datei sie ersetzt oder sie nicht mehr gebraucht wird, kommt sie in _archiv/ innerhalb desselben Ergebnisordners. Claude und andere Agents werten _archiv/ nicht aus.
Historisches Ergebnis
Reportings, abgeschlossene Kampagnen und Veröffentlichungen bleiben an ihrem Ort. Alt bedeutet nicht automatisch archiviert.

Das Backup bleibt unabhängig von 99_Eingang/ mindestens bis zur gemeinsamen Abnahme bestehen. Danach gilt die interne Aufbewahrungsregel.

Praxistest

Das vollständige Ordnertemplate.

Ordnername und Zweck stehen in einer gemeinsamen Ansicht. Die Domain Owner bestätigen die Ordner ihres Bereichs, bevor der Praxistest startet.

00_Kunde/

markenstrategie/
Positionierungspapier, Markenkern, Claim, Brand-Guide und die Unterlagen eines Markenworkshops
brand-kit/
Logos, Farbwerte, Schriften, CD-Manuals und Bildmaterial vom Kunden – auch wenn es für eine Kampagne beschafft wurde
wording/
Tonalität, Glossar und freigegebene Formulierungen
personas/
Dokumente, deren Hauptergebnis eine Persona oder ein Zielgruppenprofil ist
markt-wettbewerb/
Marktübersichten und allgemeine Mitbewerbervergleiche
produkte/
Produktblätter, Broschüren und Leistungsgrundlagen
kickoff/
Kick-off-Fragebogen, Agenda und Kundenbriefing
steuerung/
Statusübersichten, Übergaben und Client Health Checks
_vertraulich/
Sensible Informationen über den Kunden, die nicht ins Projektteam gehören. Wie der Ordner eng freigegeben wird, klären wir noch mit Tomi.
audits/analysen/
Auswertungsunterlagen zu allen Audits: OnPage- und Content-Audits, AI-Visibility- und Quellenanalysen, GEO-Auswertungen und Sichtbarkeitsvergleiche mit dem Wettbewerb – dazu die Roadmaps und Empfehlungen, die daraus folgen
audits/praesentationen/
Die Slide-Decks zu diesen Audits, die mit dem Kunden geteilt werden
keyword-recherche/
Keyword-Maps, Suchbegriffsanalysen, Redaktionspläne sowie Prompt-Mappings und Buyer Journeys
technik/
Technische SEO-Audits, Crawl-Befunde, hreflang- und Indexierungschecks, Migrations- und Relaunch-Begleitung
reportings/
Position Tracking sowie monatliche oder quartalsweise Search-Berichte

20_Content/

ratgeber/
Neue Ratgebertexte und inhaltliche Überarbeitungen
landingpages/
Zielseiten, die dauerhaft Teil der Website sind – Ads-Landingpages liegen in 60_Paid/kampagnen/
leistungsseiten/
Texte zu angebotenen Leistungen und Leistungsübersichten
produktseiten/
Texte zu konkret benannten Produkten, Produktpaketen oder interaktiven Rechnern
kategorieseiten/
Sortiments-, Themen- und Übersichtsseiten, die einzelne Produkte oder Beiträge bündeln
whitepaper/
Whitepaper, E-Books und andere Langtexte zum Download
fachbeitraege/
Redaktionelle Beiträge für die Website, Magazine oder andere Kanäle des Kunden
interviews/
Content-Interviews und dokumentierte Verkaufsgespräche
newsletter/
Newsletter, Mailingstrecken und automatisierte Strecken
grafik/
Infografiken, Diagramme und eigenständige Visualisierungen
strategien/
Content-Hubs, Funnel-Planungen und Themenstrategien

30_Digital-PR/

projektmanagement/
Kick-off-Präsentationen, Jour-fixe-Vorbereitungen und Zeitpläne; pro Kampagne ein Ordner nach dem Muster JJJJ-kurzer-kampagnenname/ — die eine erlaubte Ausnahme von „keine eigenen Ordner“
marktforschung/
Umfragen, Studiengrundlagen und Interviewleitfäden
veroeffentlichungen/
Extern veröffentlichte Beiträge – vorhandene Links, Manuskripte, Screenshots oder Beleg-PDFs
medienverteiler/
Medien-, Publisher- und Pressekontaktlisten
autorenbox/
Autorenprofile, Kurzbiografien und Autorenbilder
reportings/
Kampagnenauswertungen und Digital-PR-Berichte

40_UX/

analysen/
UX-Reports, Clarity-Auswertungen, Conversion-Reviews und UX-Feedback – belegte Findings mit Empfehlung
konzepte/
Wireframes, Mockups und klickbare UX-Prototypen (Content-Prototypen gehören nach 20_Content/)
informationsarchitektur/
Navigationen, Sitemaps und Seitentyp-Konzepte
research/
Usability-Tests, Nutzerinterviews, On-Site-Umfragen und UX Notes (Personas gehören nach 00_Kunde/personas/)

50_Data/

audits/
Prüfungen von Analytics-Properties, Tag-Manager-Containern und Tracking-Setups
tracking/
Alles rund um Tracking: Messkonzepte, laufende Tracking-Dokumentation und Conversion-Einrichtung – auch das Clarity-Einbaupaket (die Auswertung gehört nach 40_UX/analysen/)
analytics/
Alles rund um Analytics: Anforderungen an Dashboards, wiederkehrende Datenauswertungen und Dokumentation zum Analytics-Setup (das Dashboard selbst bleibt im Tool)

60_Paid/

audits/
Prüfungen von Werbekonten und Produktfeeds
strategien/
Kampagnenkonzepte, Paid-Media-Strategien und Mediapläne über das ganze Jahr
kampagnen/
Pro Kampagne ein Ordner nach dem Muster JJJJ-kurzer-kampagnenname/ mit Mediaplanung, Anzeigentexten, Ads-Landingpages und Abschlussreporting
betreuung/
Laufende Arbeitsdateien: Maßnahmen-Logbuch, Suchbegriff-Exporte, Alert-Tabellen und Performance-Übersichten
reportings/
Paid-Berichte an den Kunden außerhalb einer einzelnen Kampagne
Abgrenzungen

Zehn Fälle brauchen eine feste Grenze.

Diese Dateien sehen ähnlich aus, gehören aber nicht an denselben Ort. Für alle zehn Fälle gilt: Bei Mischformen entscheidet der Hauptzweck. Es gibt keine Kopie und keinen verpflichtenden Shortcut — wer eine Datei später erneut braucht, verlinkt sie.

  1. Fachbeitrag oder Veröffentlichung?

    Ein Beitrag für einen Kanal des Kunden liegt unter 20_Content/fachbeitraege/. Ein extern veröffentlichter Beitrag liegt unter 30_Digital-PR/veroeffentlichungen/.

    Es gibt keine Pflicht, nachträglich einen Screenshot oder Beleg anzulegen. Ist nur das Publisher-Manuskript vorhanden, ist genau das die Veröffentlichung.

  2. Buyer Journey oder Persona?

    Beschreibt die Datei hauptsächlich Personen oder Zielgruppen, gehört sie nach 00_Kunde/personas/.

    Untersucht sie Phasen, Suchintentionen, Keywords, Prompts oder Kontaktpunkte, gehört sie nach 10_Search/keyword-recherche/.

  3. Welche kommerzielle Seite?

    leistungsseiten/ beschreiben eine Leistung. produktseiten/ enthalten benannte Produkte, Produktpakete und interaktive Rechner. kategorieseiten/ bündeln ein Sortiment oder einen Themenbereich.

    landingpages/ bleiben der Ort für sonstige Zielseiten ohne Anzeigenbezug. Eine Seite, die für Anzeigen gebaut wird, liegt im Paid-Kampagnenordner, ohne eigene Kampagne direkt in 60_Paid/kampagnen/ – auch wenn das Content-Team sie textet. Bei einer Übersichtsseite entscheidet, was gelistet wird: Produkte und Beiträge sprechen für kategorieseiten/, die eigenen Leistungen für leistungsseiten/.

  4. Wohin mit Rohdaten?

    GSC-, Screaming-Frog- und Backlink-Exporte werden nicht pauschal nach 50_Data/ verschoben.

    Der Hauptzweck entscheidet: GSC- und Peec-Daten für ein Audit liegen in 10_Search/audits/analysen/, ein Crawl-Export für einen technischen Check in 10_Search/technik/ und Backlink-Daten für ein PR-Reporting in 30_Digital-PR/reportings/.

  5. Data-Audit oder Paid-Audit?

    Prüft die Datei eine Property, einen Container oder das Messkonzept, gehört sie nach 50_Data/audits/. Prüft sie ein Werbekonto, eine Kampagnenstruktur oder einen Produktfeed, gehört sie nach 60_Paid/audits/.

    Behandelt ein Dokument beides, entscheidet der Auftrag, der es ausgelöst hat.

  6. Betreuung oder Reporting?

    Für den Kunden erstellt und an den Kunden gegeben: reportings/. Für die eigene Arbeit erstellt oder automatisch vom Werbekonto befüllt: betreuung/.

    Das Abschlussreporting einer Kampagne bleibt im Kampagnenordner, zusammen mit Mediaplanung und Anzeigentexten.

  7. Analyse oder Präsentation?

    In 10_Search/audits/ liegen die Auswertungsunterlagen unter analysen/, gleich zu welcher Disziplin das Audit gehört.

    Das Slide-Deck, das mit dem Kunden geteilt wird, liegt unter praesentationen/.

  8. Whitepaper oder Marktforschung?

    Ein Langtext zum Download, den der Kunde anbietet, liegt unter 20_Content/whitepaper/. Eine eigene Erhebung, die für die Presse ausgewertet wird, liegt unter 30_Digital-PR/marktforschung/.

    Entscheidend ist der Auftrag, nicht das Dateiformat — beides sind PDFs. Ein Whitepaper ist auch kein Ratgeber: ratgeber/ sammelt Texte, die auf einem Kanal erscheinen.

  9. Kick-off im Kundenordner oder in Digital-PR?

    Der Start der Kundenbeziehung — Kick-off-Fragebogen, Agenda, Kundenbriefing — liegt unter 00_Kunde/kickoff/. Der Start und die Steuerung eines PR-Projekts liegen unter 30_Digital-PR/projektmanagement/.

    Dieselbe Trennung gilt für 00_Kunde/steuerung/: Dort liegen Statusübersichten, Übergaben und Client Health Checks über alle Bereiche hinweg.

  10. Markenstrategie, Wording oder Brand-Kit?

    Wofür die Marke steht, liegt unter 00_Kunde/markenstrategie/. Wie sie klingt, unter 00_Kunde/wording/. Wie sie aussieht, unter 00_Kunde/brand-kit/. Marktübersichten bleiben in 00_Kunde/markt-wettbewerb/, auch wenn die Analyse für die Positionierung entsteht.

    Ein Gegenstand, ein gültiges Dokument: Eine neue Tonalität oder ein neues visuelles Regelwerk ersetzt die bestehende Fassung, die alte geht nach _archiv/. Zwei gültige Fassungen mit unterschiedlichem Inhalt gibt es nicht.

Spätere LLM-Unterstützung

Inhalt zuerst. Dateiname zuletzt.

Ein Dateiname kann täuschen. Deshalb prüft das LLM zuerst Inhalt und Kontext.

  1. Dokumentinhalt und ein vorhandenes Feld Seitentyp: lesen.
  2. Bestehenden Kunden-, Projekt- und Ordnerkontext berücksichtigen.
  3. Dateiname und Kürzel nur als ergänzendes Signal verwenden.
  4. Bei widersprüchlichen Signalen dem Domain Owner einen Vorschlag machen.
  5. Erst nach bewährten Entscheidungen und bei hoher Sicherheit automatisch verschieben.