Eine Ordnerstruktur, die wir und die KI verstehen

• bis 2024_RG_Netzentgelte_KR_VTA.docx
• bis 01/2025Keyword-Recherche _ maibornwolff.de _ 2023-08-18.xlsx
• ab 01/20252025-01-08 _ RG Gasumlage _ wattline.de.docx

• Ein Ordner, eine Frage.

  Du musst dich nicht mehr fragen, ob etwas Tagesgeschäft oder Projektleitung ist. Du fragst nur noch: welcher Fachbereich?

• Ordner streng, Dateinamen locker.

  Ordner legt man selten an, mit Bedacht. Dateien entstehen ständig, unter Zeitdruck. Deshalb ein festes Schema für Ordner und eine einzige einfache Regel für Dateinamen.

• Nichts Wichtiges hängt an einer einzelnen Person.

  Wer eine Datei angelegt hat und wie aktuell sie ist, kann Drive selbst sehen. Solche Angaben tippt niemand von Hand ein.

• Der Pfad sagt schon, was es ist.

  Kunde, Fachbereich und Art des Ergebnisses stehen schon im Ordnerpfad. Der Dateiname muss das nicht wiederholen.

• Ganz oder gar nicht.

  Ein Kunde wird komplett umgestellt oder gar nicht angerührt. Die halbe Umstellung von Januar 2025 hat gezeigt, wie viel Verwirrung ein Zwischenzustand stiftet.

neukunde/
├── 00_Kunde/
├── 10_Search/
├── 20_Content/
├── 30_Digital-PR/
├── 40_UX/
├── 50_Data/
├── 60_Paid/
└── 99_Eingang/

neukunde/
└── 20_Content/
    └── ratgeber/
        └── 2026-07-28 Netzentgelte.docx

Den Ordner ratgeber/ legst du nicht selbst an. Sobald das jeder tut, stehen in zwei Jahren wieder „Ratgeber“, „ratgeber“, „Ratgeber-Texte“ und „RG“ nebeneinander — genau das haben wir heute. Es gibt drei Wege, und sie unterscheiden sich nur darin, wer den Namen aussucht.

1. Du sagst Bescheid — so läuft der Praxistest

   Du meldest dich bei der Person, die Content für den Testlauf benannt hat. Die legt ratgeber/ aus der Liste an, du legst die Datei hinein. Keine KI, kein Agent: ein Mensch mit einer Liste.

2. Du wählst aus — wenn du weißt, was es ist

   Du legst die Datei ab und wählst aus einer Liste: „Ratgeber“. Daraufhin wird ratgeber/ automatisch vom Agenten angelegt und deine Datei landet darin. Du wählst aus — tippen musst du nichts, und raten muss hier auch niemand.

3. Du wirfst sie in den Eingang — wenn du es nicht weißt

   Die Datei geht nach 99_Eingang/. Der Sortierer liest sie, erkennt „Ratgebertext, gehört zu Content“, legt den Ordner an und verschiebt. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, bleibt die Datei liegen — mit einem Vorschlag dran — und ein Mensch entscheidet.

Eine KI kommt also nur auf Weg 3 vor, und nur für die eine Frage: was ist das für eine Datei? Den Ordnernamen erfindet sie auch dort nicht, sie wählt ihn aus derselben Liste wie alle anderen. Auf Weg 2 hast du die Frage ja schon selbst beantwortet — dort wird nur noch ein Ordner angelegt und eine Datei verschoben.

Heute geht nur Weg 1. Weder den Agenten noch den Sortierer gibt es bisher. Für den Test an den drei Kunden heißt das: sechs benannte Personen, eine je Fachbereich, die auf Zuruf Ordner aus der Liste anlegen. Viel Aufwand ist das nicht, weil Ordner selten entstehen — aber es ist Handarbeit, und sie fällt für die gesamte Testphase an.

Für ein weiteres Projekt eines bestehenden Kunden ist der Aufwand in Drive damit null Ordner. Für einen echten Neukunden sind es acht — und die legt kein Mensch an.

Ein Projekt ist kein Ordnertyp. Ein Projekt bekommt nur dann einen eigenen Ordner, wenn wirklich mehrere Dateien dazugehören. Alles, was ein Projekt sonst braucht — Ziel, Ansprechpartner, Budget, Service — steht in Productive, nicht in Drive.

Bis Agent und Sortierer laufen, gilt eine Zwischenlösung. 99_Eingang/ gibt es erst, wenn der Sortierer die Dateien auch wirklich einsortiert — vorher wäre es nur eine Resterampe. Und weil sich niemand eigene Ordnernamen ausdenken darf, benennt jeder Domain Owner für den Testlauf eine Person, die neue Ordner auf Zuruf aus der Liste anlegt. Das ist eine Übergangsregel, keine Dauerlösung.

30_Digital-PR/
└── platzierungen/
    ├── 2026-02-11 Handelsblatt.docx
    ├── 2026-03-04 agrarheute.docx
    ├── 2026-05-20 Energie & Management.docx
    └── … 54 weitere

30_Digital-PR/
└── kampagnen/
    └── 2026-gewerbestrom-report/
        ├── grafik/
        ├── pitches/
        └── druckdateien/

In einem Fachbereich steckt deshalb meistens beides. 30_Digital-PR/ hat platzierungen/, reportings/ und medienverteiler/ als Sammlungen — und in kampagnen/ ein Vorhaben. Beide liegen auf derselben Ebene. Unterschiedlich ist nur, was darin liegt.

Kampagnen sind mal zwei Dateien, mal 45. Sie bleiben deshalb normalerweise eine Sammlung. Nur wenn bei einer wirklich viel zusammengehört, wird ein Vorhaben daraus. Innerhalb derselben Ergebnisart kann es also gemischt sein: drei Kampagnen als einzelne Dateien, eine als Ordner.

Wer das entscheidet: nicht der Client Lead beim Projektstart, sondern wer die zusammengehörigen Dateien gerade vor sich hat. Legen zwei Leute unabhängig voneinander etwas Ähnliches an, führt der zuständige Domain Owner das beim nächsten Blick in den Fachbereich zusammen.

Neu ist das nicht. Die Regel gilt seit Januar 2025, und bei neueren Dateien halten wir sie schon durch. Alles andere fällt weg: Typkürzel, Initialen, Versionsmarker, die Domain am Ende. Kleinschreibung und Bindestriche sind eine Empfehlung, keine Pflicht. Leerzeichen und Umlaute sind ausdrücklich erlaubt.

• _RG_Netzentgelte_KR_VTA.docx 2025-01-15 Netzentgelte.docx

  Liegt jetzt in 20_Content/ratgeber/ — der Pfad sagt schon, dass es ein Ratgeber ist.

• 2026-04-28 _ AI Search Visibility Audit _ wattline.de.pptx 2026-04-28 AI Search Visibility Audit.pptx

  Das Domain-Suffix entfällt, weil es den Kundenordner wiederholt.

• 2026-04-09 _ RG Dynamischer Stromtarif (ÜA) _ wattline.de.docx 2026-04-09 Dynamischer Stromtarif.docx

  „(ÜA)“ fällt weg. Gleicher Titel und neueres Datum heißt schon: das hier gilt jetzt. Siehe Status.

Zwei Ausnahmen. Liegt eine Datei schon in einem Ordner mit Datum — etwa die 42 Grafiken im Gewerbestrom-Report —, braucht sie kein eigenes. Und Dateien, die so wie sie sind zum Kunden gehen, dürfen die Domain im Namen behalten, wenn sie dort hilft.

• Darf aus einer einzelnen Kampagne ein Vorhaben werden — oder legen wir pro Ergebnisart eine feste Form fest?

  Bisher gilt: Kampagnen sind normalerweise eine Sammlung, eine einzelne darf zum Vorhaben werden. Das erspart der Kampagne mit zwei Dateien einen Ordner. Es kostet aber drei Dinge: Die Datei wandert mitten in der Arbeit woandershin, innerhalb einer Ergebnisart sieht es unterschiedlich aus, und jemand muss jedes Mal abwägen.

  Die Alternative: Jede Ergebnisart hat genau eine feste Form, Kampagnen wären dann immer ein Vorhaben. Weil der Agent den Ordner anlegt, macht das niemandem Arbeit — es ist nur eine Ebene mehr im Pfad.

  Matthias + Domain Owner

• Welche Ordner es je Fachbereich gibt

  Die Unterordner bei Search, Digital PR, Data und Paid sind unser Vorschlag. Wir haben ihn aus den Dateien abgeleitet, die heute dort liegen. Verbindlich werden sie erst, wenn jeder Domain Owner die eigene Ergebnis-Liste dagegenhält.

  Domain Owner

• Was tun, wenn der passende Ordner auf der Liste fehlt?

  Eigene Namen erfinden ist ausgeschlossen, raten auch. Offen ist: Wer beantragt einen neuen Ordner, wer gibt ihn frei, wie schnell — und wo liegt die Datei so lange?

  Domain Owner + Lisa

• Kann Drive „Ordner anlegen“ getrennt von „Datei ablegen“ sperren?

  Ob Drive das kann, ist offen. Die Antwort entscheidet, ob wir falsch angelegte Ordner verhindern können oder sie nur hinterher bemerken.

  Magdalena

• Datum bei Presseplatzierungen: Veröffentlichung oder Textstand?

  Bei den 57 Publisher-Dokumenten ist unklar, was im Dateinamen stehen soll: wann der Text fertig war oder wann er erschienen ist.

  Digital PR

• Wird 99_Eingang/ auch mit Kunden geteilt?

  Falls ja, sehen Kunden auch alles, was wir dort intern ablegen, bevor es sortiert ist. Dann müssten wir anders erkennen, von wem eine Datei kommt.

  Alle

1. Feedback einholen

   Diese Seite geht an alle Domain Owner und Client Leads. Rückmeldung direkt an Matthias.

2. Testumstellung

   wattline, quirion, maibornwolff — vollständig oder gar nicht, keine Zwischenzustände.

3. Regeln nachschärfen

   Was im Test nicht funktioniert, wird korrigiert, bevor es an weitere Kunden geht.

4. Rollout

   Die restlichen rund 35 aktiven Kundenordner, in Blöcken.